Identifier les tâches chronophages de votre entreprise vous permettra de faciliter la recherche de solutions. C’est d’ailleurs une étape essentielle si vous voulez gagner plus de temps à consacrer à votre cœur de métier. Vous pourrez ainsi augmenter votre productivité et passer plus de temps à l’amélioration de votre stratégie commerciale. Dans cet article, découvrez des solutions de gain de temps faciles à mettre en place.
L’automatisation et l’externalisation des tâches comptables
La rédaction et le suivi des documents comptables et RH sont parmi les tâches les plus récurrentes en entreprise. D’ailleurs, pour la remise d’une fiche de paie en version papier, les dépenses en consommables s’élèvent en moyenne à 37 centimes €. Dans ce cadre, automatiser ce type de processus permet à l’entreprise de gagner du temps, mais aussi d’économiser sur ses coûts de fonctionnement. En particulier, la gestion des bulletins de paie fait partie intégrante des responsabilités de l’entrepreneur. En effet, c’est une obligation légale. Toutefois, cette tâche peut s’avérer particulièrement chronophage et fastidieuse.
Si vous cherchez une solution d’externalisation fiable, nous vous conseillons notamment de souscrire au service de traitement de la paie en ligne avec silae.fr pour gagner du temps. En effet, cette plateforme ultra complète est une véritable référence, puisqu’elle génère plus de 6 millions de bulletins de paie chaque mois pour plus de 800 000 entreprises. De plus, SILAE paie assure la gestion automatique des conventions collectives. D’ailleurs, SILAE propose des solutions complémentaires pour la gestion RH et est également spécialisée dans la dématérialisation et le partage de documents sensibles. Vous pourrez notamment y faire bénéficier d’un coffre-fort numérique de 10 Go gratuit à vie à chacun de vos salariés pour la réception et le stockage sécurisé de leurs bulletins de paie.
Utiliser un logiciel de gestion d’emails et adopter des bonnes habitudes
Malgré leur praticité, les emails tendent à être contre-productifs lorsque les messages non-lus s’accumulent. D’ailleurs, la lecture des emails peut occuper une grande partie de la journée de travail si elle n’est pas bien gérée. Dans ce cadre, le premier objectif consiste à éviter l’accumulation des emails non-lus. Pour cela, l’utilisation de logiciels de gestion d’email vous sera très utile. En particulier, LiveAgent vous permettra de centraliser et de gérer tous les messages sur une unique interface. Les logiciels SMTP GO, Mainchimp et Gmail, proposent aussi des fonctionnalités avancées pour faciliter la gestion des emails. Et pour les stratégies d’emailing qui font également partie des tâches de prospection essentielle des entreprises, les logiciels Constant Contact et Active Campaign sont spécialement conçus pour optimiser l’envoi et la gestion des emails professionnels, afin de favoriser l’engagement des consommateurs cibles.
Néanmoins, l’utilisation de ces logiciels doit également être soutenue par certaines bonnes pratiques pour permettre d’économiser du temps. En particulier, les emails doivent être gérés par ordre de priorité. D’autre part, le classement des messages dans des répertoires dédiés vous permettra aussi de bénéficier d’une meilleure organisation et d’avoir les idées plus claires concernant vos objectifs. Par ailleurs, pour gagner du temps, l’usage des réponses automatiques est également à privilégier. En particulier, ces dernières vous permettront de préserver la communication avec vos clients et collaborateurs même si vous manquez de temps pour répondre.
